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Système de négociation en ligne

Comme indiqué dans le concept du projet, NEGOCIATIONS.CH est un système de négociations en ligne qui offre aux utilisateurs un lieu de débats sur internet. Ils ont ainsi l'opportunité d'y négocier leurs différends qu'ils ressortent de querelles de voisinage, de litiges professionnels, voire de conflits entre communautés ou états.

Ce site présente également un ensemble de ressources et d'exemples qui permettent à tout un chacun de s'initier aux processus de négociation et de comprendre les grands principes qui les gouvernent. Cette introduction théorique peut être complétée par un exercice pratique: en créant une négociation « fictive » (inscription requise) un utilisateur peut exercer ses capacités de diplomate en invitant une partie « adverse » à négocier.

Nous présentons ci-dessous les différentes étapes d'une négociation conduite avec NEGOCIATIONS.CH, de l'inscription dans le système à la rédaction d'un accord, en passant par la création d'un groupe de travail et d'une négociation, la gestion des documents et du calendrier, l'utilisation des outils de communication, sans oublier les débats entre les parties et les discussions à l'intérieur d'un groupe de travail:

Inscription

Pour utiliser NEGOCIATIONS.CH, il est nécessaire de s'inscrire. Pour ce faire, il suffit de remplir le formulaire d'enregistrement, sans oublier de choisir un avatar, un nom d'utilisateur (login) et un mot de passe. Cette procédure n'a lieu qu'une fois.

Exemples d'avatars:

Une fois inscrit, un utilisateur dispose d'un certain nombre d'outils:

Le premier icone représente l'avatar de l'utilisateur. En double-cliquant sur cet icone, il est possible de modifier son profil.

L'utilisateur peut revenir à son espace personnel en tout temps. Cet espace présente les différents groupes et négociations dont il fait partie. C'est également depuis là qu'il peut créer de nouveaux groupes de travail (voir ci-dessous).

Le carnet de notes peut être utilisé pour préparer une négociation, prendre en note les éléments importants d'une discussion ou pour conserver toute autre information personnelle dont les autres utilisateurs ne doivent pas avoir connaissance.

Les outils de communication permettent à un utilisateur d'entrer en contact avec d'autres personnes, inscrites ou non dans NEGOCIATIONS.CH, par e-mail ou SMS. Un carnet d'adresse est à disposition. Note: on peut également activer les outils de communication en cliquant sur l'icone d'un avatar.

Les documents personnels regroupent tous les fichiers (PDF, MS WORD, images, etc.) dont un utilisateur pourrait avoir besoin comme référence, aide ou autre.

L'ensemble de ces informations sont strictement personnelles. Elles ne peuvent pas être consultées par d'autres personnes, même si elles font partie du même groupe de travail. Afin de distinguer ces informations, elles sont marquées par une barre oblique de couleur grise.

Enfin, comme ces informations sont « attachées » à l'utilisateur, il peut les consulter quel que soit le groupe de travail ou la négociation dont il fait partie.

Création d'un groupe de travail

La création d'un groupe de travail est nécessaire avant d'entamer toute négociation. Chaque « partie » impliquée dans une négociation est représentée par un groupe de travail, défini par une couleur.

Exemples de groupes de travail:

Il peut y avoir un ou plusieurs membres dans chaque groupe.

Chaque utilisateur qui crée un nouveau groupe de travail doit définir son nom, son but et sa couleur. Pour ajouter des membres à un groupe, il suffit de glisser les avatars des utilisateurs concernés dans la zone du groupe.

Chaque groupe de travail dispose d'outils spécifiques:

Le groupe est représenté par sa couleur. Il est possible de modifier le profil du groupe en double-cliquant sur cet icone.

L'icone de gestion des négociations permet d'afficher l'ensemble des négociations dans lesquelles le groupe est impliqué. Un utilisateur peut ainsi voir si une négociation commence, changer de négociation ou en créer une nouvelle.

Les discussions internes permettent aux membres d'un groupe d'élaborer ou modifier une stratégie lors d'une négociation sans que les autres parties en aient connaissance.

Afin de bien négocier il faut avoir défini une stratégie. Cette fonction aide un groupe à préciser ses objectifs, anticiper ceux des autres parties et fixer une limite (point de rupture) lors d'une négociation.

Les documents partagés par le groupe sont des fichiers (PDF, MS WORD, images, etc.) que l'ensemble des membres du groupe peuvent consulter. Ils ne sont par contre pas accessibles aux autres protagonistes de la négociation.

Les informations contenues dans les documents du groupe, ainsi que celles échangées durant les discussions internes sont strictement propres au groupe. Elles ne peuvent pas être consultées par d'autres groupes de travail, même s'ils font partie des protagonistes d'une négociation. Afin de distinguer ces informations, elles sont marquées par une barre oblique de la couleur du groupe.

Création d'une négociation

Une fois membre d'un groupe de travail, un utilisateur peut créer ou rejoindre une négociation.

Lors de la création d'une nouvelle négociation, l'utilisateur doit indiquer le nom de cette négociation et son objet. Pour inviter les parties « adverses » à y prendre part, il lui suffit de glisser les icones des groupes concernés autour de la « table » de négociations.

Chaque négociation est représentée par un cercle, entouré des différents participants, identifiés par la couleur de leur groupe de travail. Les membres de chaque groupe sont représentés par leur avatar. L'avatar est grisé si l'utilisateur n'est pas connecté au système. Si aucun membre d'un groupe n'est présent, l'arc de cercle correspondant est « détaché » du cercle central.

A l'intérieur du cercle, on trouve les outils nécessaires à la négociation:

Le débat entre les parties est au coeur des la négociation. C'est par l'échange de point de vue que les parties s'entendent en vue d'un accord. Cet échange a lieu sous forme de dialogue ou « chat » en anglais . Il est possible d'ajouter des commentaires en marge du texte.

Les documents de référence sont rassemblés au début du processus de négociation. Il peut s'agir de textes de loi, de règlements, de traités, de cartes, de propositions ou tout autre document sur lequel les parties s'entendent à l'ouverture de la négociation.

Le calendrier permet de fixer les rendez-vous entre les parties et de définir l'ordre du jour de chaque séance de négociation. Il se gère comme Outlook ou Google Calendar.

La rédaction d'un accord entre les parties est généralement le but recherché. Contrairement au débat où les parties s'expriment sous forme de dialogue, l'accord est un texte écrit en commun dans lequel chacun peut intervenir (voir rubrique ci-dessous).

Les informations concernant la négociation, ainsi que celles échangées durant les débats sont partagées par l'ensemble des parties. Elles peuvent donc être consultées par les autres protagonistes de la négociation. Ces informations ne sont pas marquées par une barre oblique (fond blanc).

Outils de navigation

L'écran de NEGOCIATIONS.CH est divisé en six zones:

A1 - Les icones et informations affichés dans cette zone permettent de gérer l'ensemble des fonctions liées à l'utilisateur, au groupe de travail et à la négociation.

A2 - Cette zone contient la fenêtre de navigation qui représente en miniature le contenu des fenêtres du système (pour l'utilisation de cet outil, voir plus bas), ainsi que des fonctions générales (moteur de recherche, aide, impression et logout).

B1 - La zone B1 contient l'information principale. C'est par exemple en B1 que l'utilisateur choisira d'afficher le débat entre parties ou une autre information qu'il juge centrale pour lui.

B2 - La zone B2 est utilisée comme complément d'information. On peut y glisser par exemple une discussion interne en regard du débat général, l'ordre du jour ou alors le texte de l'accord en cours de rédaction.

C1 - Cette zone contient les outils d'édition de la zone B1. Si son contenu n'est pas éditable, la zone C1 est fermée.

C2 - Cette zone contient les outils d'édition de la zone B2. Si son contenu n'est pas éditable, la zone C2 est fermée.

La navigation est intuitive. Il y a très peu de menus sous forme de textes. On navigue entre les différents contenus en utilisant les icones, soit par clic ou glisser-déplacer.

Par exemple, pour participer au débat d'une négociation, on glisse l'icone correspondant de A1 en B1. Pour afficher la rédaction de l'accord en vis-à-vis, on procède de même en glissant en B2.

Les combinaisons entre B1 et B2 sont multiples et l'utilisateur peut les gérer à sa guise. Il peut également redimensionner ces deux zones grâce à un volet vertical qui permet de modifier leurs largeurs respectives.

La fenêtre de navigation représente en miniature le contenu des zones B1 et B2. Un petit rectangle indique quelle portion de la fenêtre est visible. Pour modifier l'affichage de ces zones, il suffit de déplacer ce rectangle dans la fenêtre de navigation. Ce système remplace les « ascenseurs » ou « scrollbars » habituels.

Débats et discussions

Comme nous l'avons déjà dit, les débats et discussions sont au coeur d'une négociation. Avec NEGOCIATIONS.CH cet échange se fait par écrit, sous forme de dialogue.

Au cours du débat entre les parties, chaque utilisateur peut intervenir dans la discussion. Il lui suffit de taper son texte dans la zone grisée et de cliquer sur le bouton « ENVOYER ».

Les interventions sont marquées de la couleur du groupe. L'avatar de l'auteur, ainsi que l'heure de l'envoi apparaissent à gauche du texte. Ces éléments graphiques permettent de visualiser qui s'exprime et à quel rythme, sans avoir à lire le contenu du texte.

Les outils d'édition du texte sont les suivants:

Modifier la taille du texte.

Mettre le texte en gras, italique, sous forme de liste.

Pour ajouter un commentaire en marge du dialogue, il suffit de sélectionner la partie du texte concernée (un mot ou plusieurs). Le système propose alors de joindre une annotation. Celle-ci s'affiche à droite du texte. Il est également possible d'ajouter ensuite un autre commentaire à cette annotation avec le même procédé.

En parallèle au débat, ou avant que celui-ci commence, il est possible d'avoir une discussion interne au groupe de travail. Cette fonction est particulièrement utile pour demander conseil, définir une stratégie ou tout autre besoin.

Pour afficher cette discussion en B2, il suffit de glisser l'icone dans la zone voulue. On assiste ainsi au débat et à la discussion interne en parallèle. Pour les distinguer, la discussion interne est marquée par une barre oblique de la couleur du groupe.

Rédaction d'un accord

La rédaction d'un accord , si possible « gagnant/gagnant » (voir la page ressources), est en principe le but (et la dernière étape) du processus de négociation.

Contrairement au débat qui prend la forme d'un dialogue où chaque participant fait valoir ses arguments, la rédaction du texte de l'accord se fait en commun. Chacun peut intervenir sur le texte en proposant un nouvel article ou une correction.

Toutefois pour éviter une confusion lors de l'édition simultanée du texte, il est prévu que chacun puisse « prendre la main » quand il veut intervenir. Il clique « BLOQUER » pour le faire. Une fois l'ajout ou la modification effectuée, les autres utilisateurs peuvent l'accepter ou non. Un autre participant prend à son tour la parole, ou pour être plus juste, l'« écriture ».

NEGOCIATIONS.CH dispose d'un système d'enregistrement automatique de « versions ». A chaque intervention, un « draft » est enregistré sur le serveur. Lorsque l'on arrive à une étape importante de la rédaction, lorsque tous les groupes acceptent une proposition, le système enregistre une nouvelle version du texte. Le n° de la version du texte est automatiquement modifié et de nouveaux drafts sont enregistrés jusqu'à la prochaine « acceptation ». On peut également enregistrer manuellement une version en cliquant sur « ENREGISTRER ». Pour retrouver une ancienne version, on clique sur « OUVRIR » et on choisit celle que l'on désire.

Le processus se termine avec la publication finale de l'accord, en cliquant sur « SIGNER ». L'ensemble des participants reçoit alors une copie du texte final au format RTF (compatible MS Word) et une archive des versions qui ont conduit à son élaboration.

Les outils d'édition du texte de l'accord se présentent comme suit:

Autres fonctionnalités

Pour terminer, voici quelques fonctionnalités complémentaires présentes dans NEGOCIATIONS.CH. Les icones qui activent ces fonctions se trouvent en dessus de la fenêtre de navigation, en haut à droite de l'écran.

Cette fonction permet d'effectuer une recherche dans le texte de la négociation en cours.

La fonction d'aide renvoie au présent document.

En cliquant sur cet icone, l'utilisateur peut imprimer le contenu de la négociation en cours. Le système remet en page les textes afin de les optimiser pour l'impression.

Enfin, en cliquant sur l'icone Logout, l'utilisateur a le choix de

• sortir de la négociation, il retourne alors au niveau « Groupe » et peut choisir une autre négociation;
• sortir du groupe, il retourne alors dans son espace personnel et peut choisir un autre groupe de travail;
• sortir du système, il quitte alors NEGOCIATIONS.CH et devra se connecter à nouveau pour rejoindre ou créer une négociation.